Cada vez más empresas celebran negocios mediante documentos digitales, sin considerar que un título valor electrónico mal estructurado podría no tener la suficiente validez para ser cobrado judicialmente.
Imagine que un cliente le quedó debiendo diez millones de pesos. No obstante, usted tiene un pagaré firmado digitalmente guardado en su correo, pero cuando decide iniciar el proceso ejecutivo para cobrarlo, el juez indica que el documento no sirve como prueba. En principio, esto podría considerarse injusto, pero la realidad es que se trata únicamente de desconocimiento.
En nuestro país, documentos de cobro como pagarés, letras de cambio o facturas existen desde hace décadas en formato físico. Sin embargo, con el crecimiento exponencial de la tecnología, hoy muchos empresarios están migrando al mundo digital sin tener en cuenta características importantes que la ley dispone frente a la regulación y validez de estos documentos.
Uno de los puntos más delicados a tener en cuenta es la firma, ya que no basta con que el deudor haya escrito su nombre al final del documento ni que haya enviado un correo indicando su aceptación. Para que una firma electrónica tenga validez en un documento de cobro electrónico, esta debe ser expedida por una entidad autorizada para ello, reconocida por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), considerado el único acreditador nacional conforme al Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Si la firma no cumple con este requisito, el documento difícilmente podrá ser ejecutable ante un juez.
Finalmente, tenga en cuenta que las facturas electrónicas de venta, las cuales ya son emitidas por la mayoría de empresas debido a la obligación tributaria, sí podrían ser utilizadas como instrumento de cobro dentro de un eventual proceso judicial. Esto se debe a que el Gobierno nacional creó un registro especial llamado RADIAN, administrado por la DIAN, donde queda registrada toda la trazabilidad del documento: quién lo emite, quién lo acepta y si fue endosado o cedido, otorgándole una solidez jurídica que otros documentos digitales no poseen.